全社リモート「slack活用」、「バーチャルオフィス」、「社内いいね制度」などでコミュニケーション活性化。「5万円のリモート支援」も！

2020.04.21

4月6日より、ユニークビジョンでは新型コロナウイルスの流行拡大対策として全社リモートワークに完全移行しました。

ミャンマーラボとの日々のコミュニケーションやオンライン面談など、これまでもオンラインツールを使用したコミュニケーション機会が多かった弊社。その知見を活かし、これまで通りのコミュニケーション量・質が維持できるようツール活用などを通じて工夫しています。

今回はその一部をご紹介させていただきます！

１、slack機能を活用！対面出来ない分、こまめな情報共有で補完

①こまめな「ステータス変更」で様々な無駄を削減

ユニークビジョンでは、以前から社内コミュニケーションにはslackを利用しています。
既に実践している企業様も多いかもしれませんが、全社リモートになってからは、お互いの状況が見えない事で話しかけても良いのかな？と躊躇することによる機会損失や、状況確認の手間を軽減させるために、slackのステータスをこまめに変更し"今何をしているのか"が分かるように。
とても細かいことですが、これを全社員で実行することで大きな無駄の削減に繋がります。

②Twitter感覚の気軽な情報発信の場として、個人の「分報」チャンネルを作成

日々、「日報」で業務内容や一日の感想などを共有していますが、それとは別に、やりたい人は「分報」で情報発信しています。日報よりもタイムリーに周囲に伝えたいこと（業務進捗やお悩み、その時の気分など公私問わず）を自由に発信しています。
分報を使用するメリットは、気軽に自由な投稿ができ、他メンバーとの緩やかなコミュニケーションが生まれること。自分専用のチャンネルでつぶやくことによって、「このチャンネルで発信して良い情報かな？」や、「今発信したら他の人の業務の邪魔しちゃうかな？」など、迷うことなく発信する事が出来るだけでなく、お互いの細かな状況の変化などにも気づきやすくなりコミュニケーションが活性化します。

２、バーチャルオフィスやチーム朝会で、ビデオ通話の機会を増やす

①話しかけたくなったらすぐにビデオ通話できる仕組み「バーチャルオフィス」

様々なツールの進化によって、リモートワークもリアルに近い形で進められるようになってきましたが、お互いの顔を見てコミュニケーションを取りたいと思うことも多いのが現状です。
それをスムーズに行えるよう、ビデオ通話を常時接続する形でオンライン上に「バーチャルオフィス」を作成しました。

グループ、個人ごとにスペースを作ることで、オフィスで誰かの席に行くような感覚で訪問することが可能です。あらかじめスペースを作っておくことで、「今、通話しても良いですか？」とか「どこに入れば良いですか？」といったやりとりを省くことができ効率的です。
また、「雑談部屋」というスペースを設けることで、ちょっと誰かに相談したい、誰かと雑談しながらランチしたいなど、オフィスのカフェスペースで過ごすようなコミュニケーションを取ることもできるようになりました。

②通常の全社朝会に加え、チーム朝会も実施

ユニークビジョンでは、毎週月曜の朝に全社朝会を行っていますが、これに加え、リモート期間中はチームごとの朝会も実施することにしました。
長くても30分程度のライトなもので、顔を合わせる機会を増やすことで、お互いのコンディションを知る機会、「slackで伝えるほどの事ではないけれど…」といったような話題でも気軽に触れられる機会として活用しています。

３、リモート期間中に生まれた新たな取り組み

①Belpoi（社内いいね制度）

自分以外のメンバーの動きに興味を持ち、相互理解を深める取り組みとして、"社内の誰かの「いいね！」を見つけたら、「belpo」を贈ろう！『belpoi』"という制度をリモートワーク開始後に始め、新たな盛り上がりも。他メンバーの取り組みに対して、"感謝・称賛する場"を新たに設けることで、これまで以上に他メンバーの良い仕事や気配りなど"お互いの良いところ"を意識するようになり、社内での連帯感が強まっています。（※Belpoiは、弊社の主力サービスBeluga を使った、Beluga Pointの略称です。）

②オンライン新人研修

4月に入社した新入社員向けの研修もリモートワーク開始以降、もちろんオンラインで実施しています。
事前に組まれた講義内容に合わせて、先輩社員が講師を務めます。
少しでも早く会社に慣れてもらえるよう、研修以外にも前述のバーチャルオフィスを活用し、「新入社員部屋」を用意し、コミュニケーション量が減らないよう工夫しています。